«Ein Führungsvakuum unbedingt verhindern»

INTERVIEW MIT DR. MATTHIAS SCHWEIZER VON JOËL CH. WUETHRICH

Die Nachfrage nach Interim Managerinnen und Managern ist in den letzten Jahren gestiegen. Besonders die Überbrückung von Führungsvakanzen und Unterstützung im Aufbau neuer Geschäftsfelder sind gefragt, aber auch die Einbindung von Fachleuten bei Veränderungsprozessen oder im klassischen Projektmanagement. Wir haben Dr. Matthias Schweizer, einem Experten auf diesem Gebiet, zu seinem Berufsalltag als Interim Manager im Sozial- und Gesundheitswesen befragt.

Es kann jedes Unternehmen treffen: Schlüsselpersonen an zentralen Schnittstellen im Betrieb fallen aus oder verlassen das Unternehmen. In solchen Situationen ist ein effektives Interim Management gefragt. Viele Unternehmen setzen proaktiv und präventiv eine oder einen Interim Manager / in ein, um beispielsweise Überbrückungen zu sichern, Projekte anzuschieben oder Betriebliches Mentoring zu gewährleisten.
Interim Management umfasst zeitlich befristete Einsätze zur Überbrückung von Führungsvakanzen, den Aufbau neuer Geschäftsfelder, Veränderungsprozesse oder klassisches Projektmanagement. Der interimistische Einsatz von Führungskräften in Unternehmen hat sich in der Schweiz seit den 80er-Jahren zusehends verbreitet und wächst heute jährlich. Dass der Arbeitsmarkt einen diesbezüglichen Flexibilisierungsprozess vollzieht, beweisen auch andere Länder, wie etwa die Niederlande, Grossbritannien oder die USA. Bis vor einigen Jahren wurde Interim Management stark mit dem Thema Sanierung assoziiert. Heute hingegen besetzt man nahezu alle Funktionsbereiche in Unternehmen mit Interim Managern. Die Anforderungen an Effektivität und Führungskompetenz sind hoch. Man braucht neben Erfahrung gute Referenzen, Kontakte, Fachwissen und Methodenkompetenz. Meist werden denn auch Kaderleute als Interim Manager tätig, die bereits in verschiedenen Unternehmen als Führungskraft erfolgreich waren.

«Geschäftsführer»: Herr Schweizer, welches sind die zentralen Sorgen im Sozial- und Gesundheitswesen?
Dr. Matthias Schweizer: 
Das Sozial- und Gesundheitswesen steht seit Jahren vor zunehmenden Herausforderungen. Der Schwerpunkt liegt auf der Finanzierung des steigenden Bedarfs an Versorgungs-, Betreuung- und Beratungsleistungen. Der Spagat zwischen Markt und kantonalen Bestimmungen, insbesondere hinsichtlich der zunehmenden gesetzlichen Qualitätsanforderungen, erschwert zusehends die Stabilität und Nachhaltigkeit der zu erbringenden Dienstleitungen. Infolgedessen verstärkt sich der Druck zur Effizienz-Steigerung der Betriebsabläufe, u. a. durch intensivierte Digitalisierung, zu einer stärkeren Kundenorientierung durch Personalentwicklung sowie zur unabdingbaren Abwägung von Nutzenpotential und tatsächlichem Erfolg.

Warum werden Sie als Interim Manager engagiert?
Diskretion, Ehrlichkeit und Erfahrung ermöglichen langjährige vertrauensvolle Partnerschaften. Je grösser das Wissen über die Organisation und deren Entwicklung, desto effizienter ist der Einsatz. Der gemeinsame Nenner für die Arbeit mit Profit- und Nonprofit-Organisationen ist es, mit begrenztem Mitteleinsatz nach einer maximalen Wirkung zu streben. Vor diesem Hintergrund können Ausfälle von Schlüsselpersonen bzw. kurzfristiger Bedarf an spezialisiertem Wissen in Bezug auf die Qualität, Stabilität und Nachhaltigkeit ein Risiko darstellen. Eine Überbrückungslösung bei Betriebs-, Organisations- oder Führungs-Engpässen vermindert Risiken im Betrieb und Kostenbereich und dient der Entwicklung nachhaltiger Lösungen.

Welche Risiken?
Risiken entstehen durch ein unerwartetes Führungsvakuum, das Unsicherheit in der Belegschaft, Grabenkämpfe oder Kompetenzgerangel auslöst. Ferner, wenn die Last der Überbrückung ungerecht verteilt wird und die Mitarbeitenden durch Zusatzaufgaben überfordert werden. Dann häufen sich Pendenzen, der gesetzliche Auftrag wird mangelhaft oder gar nicht mehr umgesetzt, die Verbindlichkeiten werden nicht mehr eingehalten und externen (oder internen) Partnern fehlt eine entscheidungs- bzw. weisungsbefugte Ansprechperson. Ein weiterer Risikofaktor ist die Initialisierung neuer Projekte, der Aufbau einer neuen Geschäftseinheit oder eine Neuausrichtung der Organisation. Unter Zeitdruck fehlen die nötigen Management-Kompetenzen, die personellen Ressourcen, die erforderliche Infrastruktur oder das erforderliche Fachwissen. Uneinigkeit in der Ausrichtung, auch unverständliche Entscheide, führen zu schwindendem Rückhalt in der Belegschaft.

Und was sind die Konsequenzen?
Dies kann zu Fehlentwicklungen wie Kostenüberschreitung und Nichteinhaltung der gesetzlichen Standards führen. Demzufolge steigt der Druck auf das Aufsichtsgremium. Entscheidungen müssen nachträglich korrigiert werden und die Gefahr eines Reputationsschadens wächst. Eine nachhaltige Sicherung der angestrebten Veränderung ist nicht möglich. Unter diesen Aspekten wirken sich personelle, fachliche und technische Engpässe unmittelbar und evtl. drastisch auf den Betrieb bzw. die Finanzen aus.

Und wie verhindern Sie das?
Als erstes muss die Hierarchie-Lücke geschlossen werden, damit die interne und externe Kommunikation, gem. den jeweiligen Richtlinien, wieder fliesst. Prioritär werden je nach Ausgangslage das Tagesgeschäft bzw. der gesetzliche Auftrag sichergestellt sowie der Abbau von Pendenzen organisiert. Wenn nötig werden interne Regeln und Normen durchgesetzt, das Kader beraten, unterstützt und gestärkt. Nebst Personalmanagement und Controlling-Aufgaben gehören auch die Kontaktpflege mit auftraggebenden bzw. zuweisenden Stellen sowie die Funktion als Sparring-Partner für das Aufsichtsgremium dazu. Je nach Schwerpunkt des Auftrags können Entscheidungsgrundlagen erarbeitet oder eine Nachfolgeperson rekrutiert sowie eine geordnete Übergabe organisiert werden. Um die Nachhaltigkeit der Qualität sicherzustellen sind wiederkehrende Audits möglich.

Wo und in welcher Funktion sind sie aktuell tätig?
Aktuell begleite ich interimistisch eine Institution mit Menschen mit Behinderung im Auftrag einer Stiftung, während der Abwesenheit der Heimleiterin. Vordringlich geht es um die Stabilisierung der Personalsituation sowie die Unterstützung des Stellvertreters im Sinne eines Mentorings. Es werden das Tagesgeschäfte sichergestellt sowie der Abbau von Pendenzen organisiert. Zudem gilt es, der Heimleiterin nach längerer Abwesenheit einen gestuften Wiedereinstieg zu ermöglich.

Welche persönlichen Erfahrungen kommen Ihnen da zugute?
Man muss die Zusammenarbeit mit Menschen unter schwierigen Bedingungen mögen. Diesbezüglich kommt mir meine praktischen Führungs- und Krisen-Erfahrungen auf verschiedenen Leitungsstufen zugute; Keine vorschnelle Beurteilung der Situation, schnell das Grosse und Ganze erfassen, sich von Anbiedern, Skeptikern und Argwöhnischen nicht beindrucken lassen. Dank der Digitalisierung kommt alles, was sich nicht durch Leistung rechtfertigt, unter Druck.

Kann die Institution vorbeugen, im Sinne eines Risikomanagements?
Die Institution kann die (Risiko-)Szenarien sowie das Ausmass der Folgen skizzieren. Zu berücksichtigen sind, nebst den Konsequenzen eines Führungsvakuums, auch der zunehmende Fachkräftemangel. Organisatorische Lösungen, wie beispielsweise Stellvertreterregelungen, funktionieren in der Praxis oft ungenügend, da Wissen und Erfahrung ungleich verteilt sind. Je besser ein Interim Manager die Organisation bereits vor einem Einsatz kennt, desto schneller ist er effizient. Eine schwerpunktmässige Einarbeitung kann helfen, die Strukturen, Systeme und Kultur der Organisation kennen zu lernen, um über die Jahre mit der Organisation mitzuwachsen. Auch der Einsitz in ein Führungsgremium ermöglicht neue Impulse und Ideen sowie einen breiteren Blickwinkel, mit Wissen und Erfahrung «von aussen».

Wie sind Sie Interim Manager geworden?
Mein organisatorisches Talent führten mich Anfang zwanzig für gut zehn Jahre in die Selbständigkeit. Danach folgten Festanstellungen in verschiedenen Funktionen, Branchen und Hierarchie-Stufen. In den letzten Jahren in der Leitung kleiner und mittlerer Organisationen, insbesondere als langjähriger Dienstleister für Kantone und Gemeinden. Der Wechsel zurück in die Unabhängigkeit erfolgte durch die bessere Vereinbarkeit zwischen anspruchsvoller Führungs-Tätigkeit und Familien-Leben.

Womit zeichnet sich ein Interim Manager aus?
Der Einsatz eines Interim Managers bietet Vorteile und Chance zugleich, da er sich neutral, vorbehaltslos und unvoreingenommen auf den Auftrag konzentrieren kann. Das Wissen und die Erfahrung «von aussen» sowie neue Impulse und Ideen ermöglichen einen breiteren Blickwinkel. Interim Management ist eine Animationsaufgabe, die man nicht einfach abarbeiten kann. Ein wichtiger Bestandteil ist, einen gewissen Schwung und eine signifikante Dynamik in der Organisation zu erzeugen. Weniger entscheidend ist, an welcher Stelle man zu managen beginnt, als dass eine Dynamik in der Organisation ausgelöst wird. Hilfreich ist ein breites praxisorientiertes und theoretisches Wissen aus möglichst vielen Branchen. Die Erfahrung in vergleichbaren Funktionen hilft. Ein Interim Manager muss animieren, inspirieren – zeigen, dass er das Gesamte überblickt und sich trotzdem für das Wohl des Einzelnen interessiert. Prägende Fähigkeiten sind Veränderungs- (Change) und Entwicklungskompetenz (Talent), die Motivation für Innovation und nachhaltige Leistung.

Welche Erfahrungen möchten Sie noch machen?
Einerseits stehen immer wieder Generationenwechsel in Leitungsfunktionen an, was vielfältige IM-Einsatzmöglichkeiten schaffen kann. Andererseits interessieren mich auch spezifische Projekte wie der Aufbau neuer Geschäftseinheiten oder Reorganisationen. Das sind Bereiche, in denen ich bereits praktische Erfahrung sammeln konnte. Zudem würde ich mich gerne tiefer mit Spitex-, Alters- und Pflege-Thematiken befassen und mich stärker mit den «Public Management»-Themen der Öffentlichen Verwaltung auseinandersetzen.

ZUR PERSON

Matthias Schweizer, 49 Jahre, Dr. phil., ist verheiratet und hat zwei Kindern. Er ist als Interim Manager und Berater vorwiegend im Sozial- und Gesundheitswesen tätig. Mit seiner ausgeprägten Dienstleistungsorientierung sowie der Begeisterung für das Gestalten von Betrieben im Spannungsfeld Mensch-Ökonomie-Umwelt entwickelt und leitet er gemeinsam mit seinen Auftraggebenden Problemlösungen. Seine Erfahrungen beziehen sich auf die Leitung kleiner und mittlerer Organisationen, mit Schwerpunkt der Organisationsentwicklung, insbesondere als langjähriger Dienstleister für Kantone und Gemeinden mit Expertise in Marketing, Personalwesen und Freiwilligenmanagement. Nebst Erfahrung in «digitaler Transformation», verfügt er ferner über Projekterfahrung in Qualitäts- und Risiko management. Durch die Erfahrungen als Dozent und Betreuer / Gutachter von Masterabsolventen der Hochschule für Soziale Arbeit FHNW, ist er gut vernetzt und kennt die aktuellen Lehrmeinungen bzw. Erkenntnisse betreffend Organisation und Prozesse im Sozial- und Gesundheitswesen.

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